Если это кажется банальным или наивным, значит с уже стоит задуматься не только об эффективной организации общей адресной книги, но и об оперативности рассылки, например через Jabber или IRC, либо специальный корпоративный софт.

В остальном, листы рассылок (меил листы) используются внутри компаний чаще чем что-либо другое, но из того что я видел листы имеют общее предназначение, например all@,office-all@,news@. Бывают и совсем неживые вариации, когда одних и техже людей помещают во взаимоисключающие списки (only-managers@:vasya@, not-managers@:vasya@). Но нечасто их начинают использовать как инструмент эффективной организации, скорее как необходимое зло.

Листы рассылки — это простой и эффективный способ организации контактов внутри компании или подразделения. Чем больше людей, тем больше будет эффективность. Количество листов и их логическое разделение выбирается по необходимости. Это может быть как лист по проектам:

qa@:vasya@,masha@,dasha@,sveta@,misha@,vova@
server-side@:vasya@,masha@,bigdev@
client-side@:masha@,dasha@,guiguru@

так и по географическому положению (распределённые команды оценят), либо по должностным обязанностям:

qa@:vasya@,masha@,dasha@,sveta@,misha@,vova@
qa-leads@:sveta@,vova@,dasha@

Обобщая, если есть хотя бы три человека, которые заинтересованы в получении одной информации по почте, то они достойны иметь свой собственный лист рассылки (или общий почтовый алиас), но не факт, что это нужно.

Что же до почтового сервера, то в условиях одной компании мейл листы нагрузки не создают.

Работа с мейл листами вместо прямых адресов позволяет:

• уменьшить риск отправки письма неправильному адресату (либо забыть кого-нибудь);
• уменьшить время на поиск нужных адресов. Особенно актуально, если в одной адресной книге собраны все адреса, без разбиения, хотя бы на группы, либо если есть полные тёски.
• Эффективнее вести обсуждения по почте. Большинство почтовых клиентов позволяют организовать письма в треды, но справляются с этим лучше, когда есть только один адресат.

Главное, это не засветить адрес листа в сети.